Video conferencing: 10 tips

Video Conference: 10 tips

(Dit artikel bevat externe links, welke in een nieuw venster openen)

We zitten inmiddels in Nederland al ruim 3 weken in ‘intelligente lockdown’. Een grote groep heeft weinig tot niets te doen. Een andere groep werkt extreem hard om Nederland leefbaar te houden en de crisis zo goed mogelijk het hoofd te bieden. Zij verdienen alle respect en erkenning.

Veel mensen, die gewend waren om naar kantoor te rijden voor hun werk, zitten thuis en maken gebruik van Teams, Skype, Zoom, Duo, Starleaf, Hangouts, of vergelijkbare toepassingen om in contact te blijven met collega’s, vergaderingen te houden en de VRIJMIBO doorgang te laten vinden. Ook het onderwijs van de kinderen is in één klap gedigitaliseerd met de inbreng van Google Classroom en Google Meet.

Daar waar tot een maand geleden nog sceptisch gedaan werd over de kracht van digitale video conference oplossingen, blijkt het nu een uitkomst waaraan eenieder zich conformeert. Logisch, want we proberen allemaal het ‘normale leven’ zo goed mogelijk te behouden en ons werk gewoon door te laten gaan. Dat is ook uitstekend, want de BV Nederland is er heel erg bij gebaat, dat de economie zo goed en zo kwaad als het gaat blijft draaien. Een andere positieve bijkomstigheid is, dat na drie weken ‘intelligente lockdown’ iedereen een beetje begint te wennen aan de nieuwe werksituatie (natuurlijk komen de muren steeds meer op je af en is de sfeer thuis niet altijd zoals je graag zou willen, maar toch…).

Wij van Synquis hebben al een tijd geleden geïnvesteerd in een goede video conference set, welke niet afhankelijk is van een specifieke aanbieder of fabrikant. Tot nu toe werd daar slechts mondjesmaat gebruik van gemaakt, ondanks dat we hier zelf best een voorstander van zijn. Nu  draait de video conference set overuren en zijn onze gesprekspartners er verbaasd over dat we zo goed te zien en te horen zijn. Het Corona-virus brengt ons verschrikkelijk veel ellende, dat vooral naar voren komt in de de ziekenhuizen, de zorg- en verpleegtehuizen en de sociaal zwakkere gezinnen. Aan de andere kant zien we ook, dat de luchtkwaliteit erg verbetert en dat de tijd, die in reizen en files wordt verbrand enorm terugloopt. Dit biedt ook kansen voor de periode na de crisis. Wanneer we de video conference als nieuwe standaard zien en alleen in de auto stappen wanneer we elkaar echt moeten zien, levert dit qua duurzaamheid ontzettend veel op.

Het is natuurlijk in veel gevallen beter om elkaar live te zien en mee te maken. Lichaamshouding, interactie en elkaar echt begrijpen zijn eenvoudiger wanneer je fysiek bij elkaar zit, maar je kunt je echt afvragen of dit voor iedere bespreking, meeting of brainstormsessie nodig is. Een belangrijk deel hangt ook af van de mate waarin we de digitale ontmoetingsfaciliteiten doeltreffend in weten te zetten. Hoe beter we hierin worden, des te groter is de kans, dat het gebruik van video conference ook na de Corona-crisis de nieuwe standaard wordt. De ‘video conference, tenzij…’ standaard. Om iedereen optimaal gebruik te laten maken van de digitale faciliteiten geven we hier 10 tips, die het gebruik en de algemene acceptatie van video conference verbeteren. Voor sommigen zullen dit open deuren zijn, voor anderen een welkome aanvulling in de vaardigheden.

Tip 1: Oefenen

Hoe kinderachtig het misschien ook klinkt, maar oefening baart echt kunst. Heb je nog weinig ervaring met het gebruik van video conference oplossingen? Oefen dan bijvoorbeeld met een collega. Daarbij moet het gehele proces doorlopen worden. Hoe nodig je iemand uit? Hoe bouw je de verbinding op? Hoe zet je de camera aan? Hoe deel je je scherm? Enzovoorts.

Alle mogelijke oplossingen lijken erg op elkaar, maar zijn toch net weer even anders. Kijk dus goed welke applicatie je moet/wilt gebruiken en oefen daar specifiek mee. Er zijn voor verschillende applicaties tutorials te vinden. Enkele voorbeelden zijn hier gegeven:

• Microsoft Team Klik hier
• Skype Klik hier
• Startleaf app Klik hier
• Zoom Klik hier
• Google Duo Klik hier

Wanneer je even op internet zoekt, kun je vast een goede (video)handleiding vinden.

NB. Er wordt in deze blog geen voorkeur uitgesproken voor één of meerdere oplossingen. Als gebruiker dien je ook zelf de Terms and conditions en het Privacy statement te beoordelen.

Tip 2: zet je microfoon uit

Dit klinkt wellicht raar, maar zeker bij een grotere groep mensen (meer dan 4) is het wenselijk, dat degenen die niets te zeggen hebben de microfoon uitzetten. Dit zorgt voor een veel rustigere vergadering. Er is niets irritanter dan iemand die dwars door het gesprek heen typt of het geluid van de kinderen, die net achter de deur aan het spelen zijn. Schakel de microfoon weer in wanneer je actief deel wilt nemen aan het gesprek.

Tip 3: gebruik oortjes of een headset

Het gebruik van oortjes of een headset is echt aan te bevelen. De oortjes, die je vaak standaard bij je telefoon krijgt zijn prima. Een (bluetooth) headset geeft vaak nog iets meer vrijheid. Het grote voordeel is, dat oortjes en een headset een ‘near field microfoon’ hebben, wat inhoudt dat ze alleen geluid uit de directe omgeving opvangen. Daarmee reduceer je dus omgevingsgeluid en verloop het gesprek rustiger. Een ander voordeel is, dat je beide handen vrij hebt en dus normaal het toetsenbord en de muis kunt bedienen.

Tip 4: Bekijk hoe je zelf wordt weergegeven

In alle applicaties is te zien hoe je zelf ‘op de film staat’. Let daar op. Het komt vaak voor, dat alleen een kin of een voorhoofd te zien is. Dat komt de professionaliteit niet ten goede. Mensen die te dicht voor de camera zitten krijgen een erg apart bol hoofd. Ook dat is niet wenselijk. Tot slot is er een categorie, die van onderaf belicht wordt en daarmee een inkijk geeft in de haargroei in de neus. Dat is ook niet aan te bevelen. Gewoon even goed controleren dus, dat scheelt…

Tip 5: zorg voor goede apparatuur

De meeste laptops zijn niet gekozen op basis van de kwaliteit van de ingebouwde webcam. Zeker bij een oudere laptop is de kwaliteit van de camera vaak niet om over een huis te schrijven. Een full HD camera is aan te bevelen. Een 4k webcam is zeker niet nodig, omdat dit ook de nodige capaciteit van de internetverbinding vraagt en de resolutie door de oplossingen vaak ‘gedownsampled’ wordt. Bij een goede webcam gaat het niet alleen om de resolutie, maar ook of de kleuren helder worden weergegeven en hoe er met lichte en donkere omstandigheden omgegaan kan worden. Hoewel een externe webcam op dit moment lastig te verkrijgen is (er zijn namelijk meer mensen op zoek naar zo’n ding), kan het de moeite waard zijn wanneer je laptop een kwalitatief minder exemplaar heeft. Wil je het echt serieus aanpakken, dan zijn er ook goede video conference sets, welke naast een goed beeld ook een goed geluid geven en een goede microfoon hebben. Degelijke systemen zijn echter veelal meer bedoeld voor hele vergaderruimtes en hebben ook een gepeperd prijskaartje.

Tip 6: Bereid de meeting voor

Net als bij een ‘normale’ vergadering loont het bij een online vergadering zeker om deze goed voor te bereiden. Stel een agenda op en deel deze voorafgaand aan de meeting met de betrokkenen met de vraag of er nog aanvullingen zijn. Zorg ervoor, dat de documenten die op het scherm gedeeld moeten worden klaar staan. Het is vervelend wanneer er in mappen gezocht moet worden naar een bestand wanneer de hele groep zit te wachten. Een goede voorbereiding zorgt voor structuur en dat is net wat je juist bij een video conference graag wilt hebben.

Tip 7: Wijs een gespreksleider aan

Wijs één duidelijke gespreksleider aan. Dat is niet alleen de voorzittersrol, maar ook de persoon, die het gesprek leidt en de betrokkenen aan het woord laat. Wijs van tevoren een notulist aan. Er zijn ook toepassingen, die de mogelijkheid hebben om de hele meeting op te nemen als video. Indien je hierin voordelen ziet, is het van groot belang om dit vooraf met de betrokkenen af te stemmen en hier akkoord voor te vragen.

Tip 8: Weet wat er achter je staat

Bij een videogesprek ben je niet alleen zelf in beeld, maar vaak ook een deel van hetgeen dat achter je staat. Zorg ervoor, dat er geen gekke of afleidende zaken op de achtergrond te zien zijn. Ook privé zaken als foto’s, de garderobekast die open staat, of aantekeningen op een white board moet je vermijden. Er zijn toepassingen, die de achtergrond kunnen vervagen. Dit is vaak een optie tijdens het gesprek. Op zich werkt dat goed, echter worden de randen van je gezicht ook wat bewerkt, waardoor je er zelf net iets anders uitziet.

Tip 9: Weet wat je deelt op het scherm

Het delen van je scherm om bijvoorbeeld een document, tekening of planning gezamenlijk te bekijken en te bespreken is een echte uitkomst. Wees je er echter van bewust, dat alles wat op je scherm te zien is, ook door anderen gezien kan worden. Dit kan nadelig zijn wanneer je nog een webshop open hebt staan, of door alle mappen van je netwerk moet klikken, een e-mail moet openen en dan de gehele e-maillijst te zien is. In diverse toepassingen zijn er echter mogelijkheden om bijvoorbeeld maar één programma of één venster te delen. Dan wordt alleen het beeld van dat programma of venster  gedeeld met de deelnemers. Het is even oefenen hoe je hier goed mee omgaat (zie ook tip 1).

Tip 10:  Werk met een bedraad netwerk

Heel veel laptops en tablets worden via WIFI verbonden met het netwerk en daarmee met internet. Dit biedt natuurlijk het grote voordeel dat er bewegingsvrijheid is. Wees je er echter van bewust, dat WIFI een beperkte capaciteit heeft en dat het aantal apparaten dat met één Wireless Access Point (WAP) verbonden is de snelheid erg beïnvloedt. Het gebruik van de aansluiting met een netwerkkabel is daarom echt aan te bevelen. Daarbij is er in de basis al een veel hogere snelheid beschikbaar en wordt de snelheid veel minder beïnvloed door andere apparaten. Wanneer je toch gebonden bent aan WIFI, kun je nagaan of je WAP ook op 5 Ghz functioneert en of je laptop of tablet hier ook mee om kan gaan. 5 Ghz is vaak sneller dan de standaard 2,4 Ghz. Verder maakt ook de kwaliteit van je WAP erg uit (zie hiervoor ook: 9 access points getest).

Ook bij een bedraad netwerk (UTP) is vaak nog winst te halen. Heb je bijvoorbeeld een 10/100Mbps netwerk, dan is het de moeite waard om om te schakelen naar een 1Gbps (1000Mbps) netwerk. Afhankelijk van de netwerkconfiguratie kan dit al voor een paar tientjes. Zo heeft het ook geen enkele zin om de internetsnelheid bij de internetprovider te verhogen wanneer het netwerk thuis trager is dan de internetaansluiting. Met een speedtest kun je heel gemakkelijk verschillende situaties vergelijken. Klik hier voor de speedtest

Tot slot

Er zijn dus veel factoren, die een goede vergadering via video conference beïnvloeden. Wellicht zijn er nog meer tips and tricks; dan kunnen deze hieronder als reactie toegevoegd worden. Wij hopen dat iedereen zijn vaardigheden verder zal ontwikkelen, zodat het houden van een online vergadering ook na de Corona-crisis een veel meer geaccepteerde oplossing is. Dit scheelt tijd en geld en is duurzamer. Bovendien kan een thuiswerkdag dan ook echt een werkdag worden, waardoor er veel meer flexibiliteit in ieders agenda ontstaat. Hopelijk kunnen deze tips hieraan bijdragen.

Voor nu: blijf gezond, blijf op elkaar letten en geef een ander wat ruimte. #flattenthecurve