Inleiding
Deze privacyverklaring is opgesteld in het kader van de verplichting vanuit de privacywet AVG en geeft informatie over de gegevens, die Synquis opslaat, beheert en gebruikt. Deze verklaring geeft verder inzicht in hoe Synquis met deze gegevens omgaat en hoe deze gegevens beveiligd zijn.

Over Synquis
De bedrijfsactiviteiten van Synquis vof bestaan uit:
Het uitvoeren van advieswerkzaamheden op het gebied van (geïntegreerde) (bouw)contracten en met betrekking tot project-, contract- en risicomanagement, Systems Engineering, bouwrecht en bouwkosten.

Bedrijfsgegevens:
Synquis B.V. (hierna: Synquis)
Korte Loostraat 37A
6851 MX HUISSEN
www.synquis.nl
info@synquis.nl 026 – 848 21 54
KVK 85795860

Persoonsgegevens
Synquis verwerkt (mogelijk) de volgende persoonsgegevens:
a. Handelsnaam of bedrijfsnaam
b. Voor- en achternaam
c. Vestigingsadres en Postadres
d. KvK-nummer
e. BTW-nummer
f. E-mailadres
g. Internetadres
h. Telefoonnummer (vast en mobiel)
i. Documentnummer, opdrachtnummer, offertenummer en factuurnummer

Synquis ontvangt deze persoonsgegevens op de volgende manier:
– We hebben deze gegevens van jouzelf ontvangen
– We hebben deze gegevens opgezocht in of opgevraagd uit openbare registers (website, handelsregister, beroepsorganisaties, et cetera)
– We hebben deze gegevens via social media ontvangen of opgezocht

Doeleinden
Synquis verwerkt persoonsgegevens met de volgende doeleinden en alleen in de gevallen, dat dit volgens de AVG en UAVG is toegestaan. Synquis verwerkt en bewaard alleen gegevens van partijen waarmee een directe zakelijke relatie wordt onderhouden of waarmee Synquis
voornemens is een zakelijke relatie op te bouwen. De enige uitzondering hierop zijn de cookies op de website, welke van toepassing zijn voor iedere willekeurige bezoeker aan de website van Synquis.

Contact
Contactgegevens worden opgeslagen voor het onderhouden van (zakelijk) contact. Deze gegevens kunnen door jezelf zijn aangereikt via e-mail, een persoonlijk gesprek, een telefoongesprek, Whatsapp, SMS, reguliere post, een reactie op de website of via social media. Synquis kan contactgegevens ook opgezocht hebben via websites of andere openbare kanalen  en registers. Synquis hanteert geen CRM-pakket of andere gestructureerd communicatiesysteem. Contactmomenten worden niet vastgelegd of bijgehouden.

Offertes
Synquis slaat bedrijfs- en/of persoonsgegevens op om o􀆯ertes te kunnen uitbrengen en op te kunnen vragen. O􀆯ertes, welke door Synquis worden uitgebracht worden 10 jaar opgeslagen om aan te kunnen tonen, welke offerte ten grondslag lag aan de uitgevoerde diensten en de daarbij behorende facturatie. O􀆯ertes van Synquis geven altijd een goed inzage in de inhoud van de dienstverlening en worden ook om die reden bewaard. Offertes, die door Synquis zijn opgevraagd hebben betrekking op de eigen bedrijfsvoering of zijn direct aan projecten verbonden. Synquis slaat ingekomen o􀆯ertes maximaal 5 jaar op. 

Overeenkomsten
Synquis slaat bedrijfs- en/of persoonsgegevens op ten behoeve van het opstellen en aangaan van overeenkomsten. Op de overeenkomsten zelf worden deze gegevens ook opgenomen. Deze overeenkomsten kunnen overeenkomsten tussen Synquis en derden zijn, maar ook (projectgebonden) overeenkomsten waarin Synquis zelf geen partij is, welke voortkomen uit de dienstverlening van Synquis. Synquis slaat overeenkomsten waarin zijzelf partij is op tot 5 jaar na het aflopen of beëindigen van de overeenkomst. Overeenkomsten die zijn opgesteld in het kader van onze dienstverlening worden gearchiveerd en verwijderd als onderdeel van het gehele projectdossier (zie ook hieronder)

Facturen
Bedrijfs- en persoonsgegevens worden door Synquis opgeslagen op en ten behoeve van facturen, welke door Synquis worden verzonden. Ook facturen van derden worden opgeslagen, waardoor de daarop aangegeven bedrijfs- en persoonsgegevens ook worden opgeslagen. Alle facturen blijven 10 jaar naar factuurdatum opgeslagen.

Projectdossiers
Synquis legt voor ieder project een specifiek projectnummer en projectdossier aan. In dit projectdossier worden alle relevante documenten, tekeningen, foto’s, berekeningen, offertes, overeenkomsten en dergelijke vastgelegd. De projectdossiers blijven tot 8 jaar na het afronden van het project bewaard.

Projectregistraties
Voor het registreren van projecten, opdrachten, uren, reiskosten, onkosten, uitgaande facturen, betalingen en opdrachtgevers maakt Synquis gebruik van een registratiesysteem (Synquis Project). In dit systeem zijn de bedrijfs- en persoonsgegevens van onze opdrachtgevers opgenomen. Deze gegevens zijn gekoppeld aan het betreffende project / de betreffende projecten en worden gedurende 10 jaar na het afronden van de laatste opdracht voor deze opdrachtgever bewaard.

Communicatie
Bij de verschillende soorten communicatie kunnen bedrijfs- en persoonsgegevens worden verstrekt, vergaard of vastgelegd. Hierbij valt te denken aan e-mail (adressen), Whatsapp (groepen), groepen voor video conferencing, videobellen of online samenwerken. Het vastleggen van dergelijke gegevens heeft alleen tot doel om de communicatie mogelijk te maken. Deze gegevens worden niet apart opgeslagen, tenzij het als contactinformatie (zie hierboven) wordt aangemerkt.

Gerechtvaardigd belang
In sommige van bovenstaande gevallen heeft Synquis een gerechtvaardigd belang om gegevens te verwerken. We hebben dat belang, bijvoorbeeld het belang om onze eigen bewijspositie en rechtspositie te bewaken, afgewogen tegen het privacybelang van de persoon waarvan we de persoonsgegevens op basis van deze grondslag verwerken. Synquis zal daarbij niet meer gegevens verwerken dan nodig is om ons doel te bereiken en onze gerechtvaardigde belangen te waarborgen.

Doorgifte en opslag van gegevens
Synquis deelt jouw gegevens met de volgende derden, waaronder onze verwerkers:

Hosting van onze website
Voor de webhosting maakt Synquis gebruik van:
StapOnline
Kleine Tonge 17
7205 EA Zutphen
www.staponline.nl

De website is opgeslagen in een Nederlands datacenter

WordPress
De website, welke geïnstalleerd is bij onze webhosting, maakt gebruik van WordPress met daarop geïnstalleerde Plug-ins

Boekhouder
Synquis verstrekt gegevens aan onze boekhouden in het geval van ingekomen facturen

Mailservers
Synquis maakt voor de afhandeling van de e-mail gebruik van Exchange onder Office 365

Telefoon / smartphone
Gegevens kunnen opgeslagen zijn / worden op mobiele telefoons en smartphones van onze medewerkers 

Projectdossier
De projectdossiers zijn / worden opgeslagen op onze eigen server, welke wordt beveiligd en beheerd door Dacon B.V. in een Microsoft Office 365 omgeving Online ICT-toepassingen (Cloud) (Office 365) Synquis maakt voor de uitvoering van haar werkzaamheden gebruik van online ICT-oplossingen (derden). Het kan voorkomen, dat voor het verkrijgen van (projectmatige) toegang tot deze toepassingen bedrijfs- en/of persoonsgegevens als ook inloggegevens moeten worden vastgelegd.

Synquis vertrouwt voor de ondersteuning, advisering, beveiliging en beheer van haar ICTomgeving en –toepassingen op de professionele kennis en ervaring van Dacon.

Dacon B.V.
Rijksweg-west 2
6842 BD Arnhem
www.dacon.nl

Doordat wij gebruik maken van Microsoft Office 365 is ons niet bekend waar ter wereld onze gegeven zijn opgeslagen. Microsoft is echter wel NEN-EN-ISO27001:2015 gecertificeerd.

Jouw rechten
Synquis informeert je graag over de rechten die jij hebt en de invloed die je kunt uitoefenen op de verwerking van jouw bedrijfs- en persoonsgegevens. Wil je een van deze rechten uitoefenen, neem dan contact op per e-mail via info@synquis.nl

Inzage, rectificatie en wissing
Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens we van je verwerken en je mag vervolgens verzoeken deze te laten rectificeren of te wissen.

Beperking van de verwerking
Je hebt het recht ons te verzoeken de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld, wanneer de gegevens niet meer juist zijn, de verwerking onrechtmatig is, we jouw persoonsgegevens niet meer nodig hebben of in afwachting van een beslissing op het bezwaar dat je gemaakt hebt tegen de verwerking.

Recht op bezwaar
Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Maak je bezwaar tegen het gebruik van persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing, dan zullen we jouw persoonsgegevens daar niet meer voor inzetten.

Toestemming intrekken
Hebben we je gegevens voor een bepaald doel verkregen op basis van jouw toestemming, dan mag je deze toestemming te allen tijde intrekken. Het intrekken van de toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Klachten
Heb je klachten over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Je hebt het recht je klachten in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Beveiliging persoonsgegevens
Synquis heeft passende organisatorische en technische maatregelen genomen om bedrijfs- en persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of andere vormen van onrechtmatige verwerkingen. Synquis zorgt of laat zorgen voor fysieke beveiliging van het kantoorpand,
beveiliging van computersystemen en verbindingen, constante updates van (computer)systemen Deze maatregelen zorgen voor een beveiligingsniveau dat past bij de gegevens die Synquis verwerkt.

Cookies
Synquis maakt voor het correct functioneren van de website en het toepassen van analyse van het gebruik van de website gebruik van cookies. Hiervoor ontvangt iedere unieke bezoeker een melding op de website. Tevens is er een cookiebeleid opgesteld, welke hier te lezen is.
Naast de noodzakelijke functionele cookies maakt Synquis op de website gebruik van analytische cookies. Deze worden geplaatst door Clicky Analytics en worden gebruikt om het gebruik van de website te monitoren en de website te verbeteren.

Wijzigingen
Het kan zijn dat deze privacyverklaring van Synquis gewijzigd moet worden, bijvoorbeeld omdat Synquis een andere werkwijze is gaan hanteren of de activiteiten op social media uitbreidt. Synquis zal de nieuwe privacyverklaring altijd op onze website publiceren. Daar kan altijd de meest recente versie van de privacyverklaring worden geraadpleegd.