Deel 4 van 6: Aanbestedingsprocedure
Deze serie blogs bestaat uit 6 delen en behandelt de volgende onderwerpen:
- inleiding
- Vraagspecificatie
- referentie ontwerp
- aanbesteding
- esthetische bandbreedte specificeren
- samenvatting en conclusie
De blogs worden 2-wekelijks gepubliceerd op de website van Synquis: www.synquis.nl en op de bedrijfspagina van Synquis op LinkedIn: www.linkedin.com/company/synquis
De voorgaande delen van deze serie blogs zijn hier terug te lezen.
Aanbestedingsprocedure
In de vorige 3 delen van deze serie blogs is nader ingegaan op het vastleggen van esthetische eisen en randvoorwaarden in de Vraagspecificatie en door middel van een referentie ontwerp. In dit 4e deel wordt aandacht besteed aan het borgen van esthetische aspecten door deze in te bedden in de aanbestedingsprocedure.
In de overige methoden voor het vastleggen van esthetische eisen binnen geïntegreerde contracten wordt met name beschouwd hoe deze eisen contractueel het beste ingebed kunnen worden. Er wordt daarbij minder aandacht besteed aan de wijze waarop de uitwerking wordt beschouwd in de zin van ‘krijgt de opdrachtgever ook daadwerkelijk hetgeen hij/zij voor ogen heeft’. Met andere woorden: hoe wordt geborgd, dat de interpretatie van de eisen en de uitwerking daarvan binnen het ontwerp zo is dat de opdrachtgever dit passend en acceptabel vindt. Feitelijk hebben we het dan over de validatie van de esthetica.
Juist door de esthetica een duidelijke en controleerbare plek te geven in de aanbestedingsprocedure kan in belangrijke mate worden beoordeeld of het ontwerp optisch en qua beleving passend is. Daarvoor dient het aanbestedingsproces wel specifiek te worden ingericht. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan door na de selectiefase (dus nadat de kwalitatieve beoordeling van de gegadigde (inschrijvende partij) heeft plaatsgevonden) nog een aantal rondes in te richten. Laten we zeggen, dat er tijdens de selectiefase 5 gegadigden zijn geselecteerd. Deze gegadigden krijgen de (concept) contractstukken waarin de esthetische eisen zijn opgenomen. Vervolgens worden deze gegadigden allen gevraagd naar hun visie ten aanzien van de architectuur of esthetica. Dit betreft dan een eerste interpretatie en invulling van de gestelde esthetische eisen. Op basis van vooraf gestelde criteria worden deze visies beoordeeld en voorzien van een score. De drie gegadigden met de best passende visie worden doorgelaten naar de volgende ronde. In deze volgende ronde wordt van de drie resterende gegadigden een nadere uitwerking van de gepresenteerde visie gevraagd, bijvoorbeeld op voorlopig ontwerp (VO)-niveau. Wederom vindt een beoordeling plaats op basis van vooraf vastgestelde criteria, waarbij er vervolgens twee mogelijkheden zijn:
1. Het aantal gegadigden wordt op basis van de beoordeling teruggebracht van drie naar twee;
2. De beoordeling van het ontwerp wordt in de totale beoordeling meegenomen om direct te komen tot een beoogd opdrachtnemer.
Logischerwijs volgt er nog een extra (afsluitende) ronde in de aanbestedingsprocedure indien er van drie gegadigden teruggegaan wordt naar twee gegadigden.
- Aan de beschreven aanbestedingsprocedure zitten een aantal aandachtspunten en keuzes.
- Het opstellen van de gunningsleidraad vraagt specifieke aandacht (deskundigheid), omdat vooraf voor de verschillende rondes moet worden bepaald op welke criteria gescoord kan worden en hoe de beoordeling hiervan plaats zal vinden.
- Het is natuurlijk mogelijk (of misschien wel noodzakelijk) om naast de esthetische aspecten andere aspecten te betrekken in het bepalen van de score in een bepaalde ronde.
- Omdat het bij esthetica vaak gaat om subjectieve zaken, dient duidelijk te zijn hoe de beoordelingscommissie wordt samengesteld. Dit kan bijvoorbeeld met ter zake deskundige mensen (architect, stedenbouwkundige, adviseur, opdrachtgever, gebruiker, et cetera) maar ook kan men denken aan een kundig vertegenwoordiger van onder omwonenden, direct belanghebbende en dergelijke.
- Door de gegadigde is een vertaalslag gemaakt van de eisen naar een visie of ontwerp. Dit is een proces waarin afwegingen en keuzes zijn gemaakt. Het is daarom goed om hier een toelichting op te vragen, zodat de opbouw van en motivatie bij de esthetica duidelijk is. Eventueel is het ook mogelijk om middels individuele inlichtingenrondes of dialoogrondes nadere uitwisseling van informatie te hebben, mits dit onder strikte voorwaarden plaats kan vinden.
- Het is belangrijk om vroegtijdig (dus voor het definitief maken van de gunningsleidraad) helder te hebben welke criteria verder nog worden betrokken in de beoordeling, maar vooral ook in welke verhouding deze dan tot de esthetica staan. Daarmee wordt dus feitelijk bepaald hoe belangrijk esthetica binnen de aanbestedingsprocedure is.
- Van de gegadigden wordt een bovenmatige inspanning verwacht, omdat er in meerdere rondes naar een ontwerp toegewerkt wordt. Uiteindelijk zal slechts één gegadigde opdracht krijgen en het werk mogen realiseren. Hierbij dient aandacht te worden besteed aan het minimaliseren van de belasting op de markt en is het legitiem om een redelijke vergoeding te geven voor de geleverde (ontwerp)inspanning van alle gegadigden.
- Bij het beoordelen van een visie of ontwerp is het belangrijk om naast de (subjectieve) beoordeling ook te vragen naar een verificatie van de eisen op basis van het ontwerp. Daarmee wordt voorkomen, dat het ontwerp slechts esthetisch wordt beoordeeld en de andere (functionele) eisen binnen het ontwerp niet aantoonbaar of niet realiseerbaar zijn. Het ontwerp moet immers na realisatie wel voldoen aan de overige (functionele) eisen.
- Tot slot is het belangrijk, dat het ontwerp van de gegadigde bij opdrachtverstrekking ook als dusdanig gerealiseerd wordt.
Het op bovenstaande wijze opnemen van de esthetica in de aanbestedingsprocedure heeft, na onze ervaring, duidelijke voor- en nadelen.
We zetten eerst de voordelen even op een rijtje:
- Er kan gewerkt worden met een grote mate aan oplossingsvrijheid. De opdrachtgever heeft immers nog de mogelijkheid om een onderbouwde keuze te maken op basis van de uitwerking van de markt (de gegadigden).
- De opdrachtgever heeft vóór opdrachtverstrekking aan een opdrachtnemer een goed beeld van de uitwerking van de esthetica en de interpretatie van de esthetische eisen.
- Door een goede informatie uitwisseling tijdens het aanbestedingsproces kan een goede, passende uitwerking relatief eenvoudig worden gerealiseerd.
De nadelen aan deze aanpak zijn echter:
- Er wordt een grote belasting op de markt gelegd doordat meerdere partijen een (gedeeltelijke) uitwerking moeten realiseren.
- In het verlengde daarvan is het redelijk en billijk om een billijke vergoeding voor het leveren van de ontwerpinspanning te geven. Dit geeft wel een financiële belasting op het project.
- De aanbestedingsprocedure duurt door de toepassing van meerdere rondes langer dan een reguliere niet openbare aanbestedingsprocedure. Dit levert bij veel projecten al snel procestijd problemen op.
- De opdrachtgever dient te investeren in een professioneel en deskundig opgezette gunningsleidraad, waarin goed is nagedacht over de te stellen criteria en de beoordeling daarvan. Het uitvoeren van een aantal scenarioberekeningen zijn daarbij erg wenselijk om te bepalen of de criteria de juiste uitwerking in de aanbestedingsprocedure hebben.
Door nu in uw bouwproject deze voor- en nadelen steeds goed tegen elkaar of te wegen beantwoordt u de vraag of deze methode wel geschikt kan zijn voor het betreffend project. Er dient dus een goede afweging te worden gemaakt om te komen tot de toepassing ervan. Het is daarom goed om het gehele pallet aan mogelijkheden met betrekking tot de borging van esthetische aspecten binnen geïntegreerde contracten te beschouwen.
Over 2 weken vervolgen wij deze Blog serie met de presentatie van: blog 5 waarin nader wordt ingegaan op een methode om esthetische kwaliteit te specificeren.
