Deel 2 van 6: Vraagspecificatie
Deze serie blogs bestaat uit 6 delen en behandelt de volgende onderwerpen:
- inleiding
- Vraagspecificatie
- referentie ontwerp
- aanbesteding
- esthetische bandbreedte specificeren
- samenvatting en conclusie
De blogs worden 2-wekelijks gepubliceerd op de website van Synquis: www.synquis.nl en op de bedrijfspagina van Synquis op LinkedIn: www.linkedin.com/company/synquis
Het eerste deel van deze serie blogs is hier terug te lezen.
Vraagspecificatie
In deel 2 van deze serie blogs wordt nader ingegaan op de wijze waarop binnen een Vraagspecificatie de esthetische eisen van een project geborgd kunnen worden. Allereerst wordt kort uiteengezet wat een Vraagspecificatie is en welke rol deze binnen een geïntegreerd contract (UAV-GC 2005) vervult.
De Vraagspecificatie omvat, zoals de naam al aangeeft, een nadere specificatie van ‘de vraag’. Deze vraag is feitelijk de vraagstelling van de opdrachtgever aan de opdrachtnemer. De inhoud en vorm van de Vraagspecificatie kan verschillend zijn op basis van het type project en de mate van integratie van het contract. Zo zal een Vraagspecificatie voor een D&C-contract doorgaans minder aspecten belichten dan die bij een DBFMO-contract. Dit is ook logisch, omdat er minder onderdelen in het contract zitten waar eisen en randvoorwaarden aan gesteld worden.
Hoewel verschillende vormen van Vraagspecificaties voorkomen is het algemeen zo, dat in ieder geval proceseisen en producteisen worden opgenomen. De proceseisen zijn eisen, die aan het proces van de opdrachtnemer worden gesteld, terwijl de product-eisen juist eisen zijn, die aan het te realiseren object zijn gesteld. Aanvullend kunnen ook eisen met betrekking tot het onderhoud, de dienstverlening en de financiering worden opgenomen, naargelang de inhoud van het contract. Aan de Vraagspecificatie worden Annexen toegevoegd als bindende bijlagen waarin een aantal specifieke zaken geregeld worden. (Zie ook de UAV-GC 2005 en de toelichting daarop voor de standaard set Annexen)
(NB. Het voert te ver om in dit kader de gehele inhoud en opzet van de contractdocumenten van en UAV-GC contract te bespreken. Indien u hierover nadere informatie wenst, verzoeken we u contact met ons op te nemen: www.synquis.nl)
Esthetische eisen zijn eisen, die aan het te realiseren object gesteld worden en daarmee dus producteisen. Het is gebruikelijk om producteisen in de Vraagspecificatie beschrijvend op te nemen. Een andere mogelijkheid is om door middel van bindende documenten (product-)eisen aan de Vraagspecificatie toe te voegen.
Hoewel er (ook) geen voorgeschreven wijze is voor de vorm waarin producteisen worden opgenomen in de Vraagspecificatie, zien we doorgaans twee vormen:
- De eisen zijn gestructureerd in een boomstructuur, waarbij iedere eis zijn eigen ID heeft. Door middel van de boomstructuur is duidelijk welke eis boven en onder een bepaalde eis ligt en hoe een (algemene) eis is uitgedetailleerd tot specifiekere (sub)eisen. Het voordeel hiervan is, dat alle soortgelijke eisen bij elkaar te vinden zijn, bijvoorbeeld de esthetische eisen.
- De eisen worden geclusterd bij de onderdelen waarop deze van toepassing zijn. Iedere eis is opgenomen onder het onderdeel waarop deze betrekking heeft, waardoor er een overzicht is van welke eisen aan een specifiek onderdeel worden gesteld. Het nadeel hiervan is, dat er geen overzicht is van eisen, die over één bepaald onderwerp gaan, maar dat dit verdeeld is over de diverse onderdelen.
Formulering van eisen
In de formulering van esthetische product-eisen in de Vraagspecificatie wordt beschrijvend te werk gegaan. ‘Het gebouw dient een open uitstraling te hebben, waardoor er een goed contact met de stedelijke omgeving ontstaat.’ zou een eis kunnen zijn, die beschrijvend geformuleerd is. Een ander voorbeeld is: ‘De verdiepingshoogte dient gemaximaliseerd te worden om de ruimtelijke beleving van het gebouw te versterken’. Beide eisen bevatten een grote mate aan subjectiviteit en laten vrijheid om naar eigen inzicht geïnterpreteerd te worden. Dit is een algemeen kenmerk van beschrijvende esthetische eisen in een Vraagspecificatie. Het probleem wat ontstaat, is dat er geen goede validatie van de interpretatie of implementatie plaatsvindt. Daarmee wordt kortweg bedoeld, dat er geen controle plaatsvindt of hetgeen geïnterpreteerd wordt ook daadwerkelijk hetgeen is, dat door de opdrachtgever bedoeld is.
Het voordeel van het beschrijvend opnemen van esthetische eisen in de Vraagspecificatie is wel, dat dit erg eenvoudig en laagdrempelig kan worden gedaan met een grote mate van oplossingsvrijheid. Wanneer deze vrijheid gewenst is en de nadruk van het project bijvoorbeeld op de functionaliteit ligt, kan deze aanpak een goede manier zijn om het doel te bereiken.
Het is echter ook goed mogelijk, dat de beschrijvende methode in de Vraagspecificatie onvoldoende is om de gewenste esthetica te beteugelen. In die gevallen kan er ook voor worden gekozen om door middel van een bindend verklaard vormgevingsdocument nadere invulling te geven aan de esthetische eisen. In een vormgevingsdocument kan er, in aanvulling op de beschrijving van de eis, gewerkt worden met afbeeldingen, waardoor er een onderbouwing van de gewenste esthetica ontstaat. Een gevaar is echter wel, dat het ontwerp compleet wordt ‘dichtgetimmerd’, waardoor niet alleen de oplossingsvrijheid teniet wordt gedaan, maar ook het risico van tegenstrijdigheden en niet verenigbare eisen voor rekening van de opdrachtgever komt.
Samenvattend kan worden gesteld, dat het alleen opnemen van beschrijvende esthetische eisen in de Vraagspecificatie slechts in bepaalde gevallen tot het gewenste esthetische resultaat zal leiden. Een aanvulling in de vorm van een bindend vormgevingsdocument is mogelijk, mits dit document op de juiste wijze is opgesteld.
Over 2 weken vervolgen wij deze Blog serie met de presentatie van:
de toepassing van een referentie ontwerp (RO) voor het vastleggen van esthetische eisen en randvoorwaarden.
